全校各单位：

为进一步提升财务服务效能，优化报销业务流程，减轻师生报销负担，财务处定于2026年4月30日正式上线运行智能填单系统。为确保系统顺利推广、规范使用，切实发挥系统优化流程、服务师生的作用，财务处将组织开展专题培训。现将有关事项通知如下：

一、系统上线及运行说明

（一）业务范围：智能填单系统开通一般报销、差旅报销两类业务。

（二）自动填单功能：系统上线后，师生上传发票，系统即可自动预填报销单据，无需手动录入支出内容、金额等关键信息，提升报销单据填报的效率与准确性。

（三）发票格式要求：为提高发票识别的准确率，建议优先上传PDF、OFD格式原版电子发票。非此类格式的文件或纸质发票打印件，可能导致票面信息识别不全，影响单据填报的效率。

（四）委托打印服务：若发票及全部报销附件均为符合要求的电子格式，师生提交报销申请时，可选择委托财务处统一打印相关材料。当前支持委托打印的业务范围为：电话通讯费、邮寄费、专用材料费、水费、电费、分析测试加工费、劳务派遣人员委托业务费。其余业务委托打印服务将陆续上线，具体以系统为准。

（五）操作指引：系统界面操作详情、步骤指引及常见问题，详见附件《海南大学财务系统智能填单操作说明书》。

二、专题培训安排

（一）培训时间：2026年4月29日（星期三）15:30—17:30（请参会人员提前10分钟到场签到）。

（二）培训地点：海南大学（海甸校区）行政办公楼一楼报告厅。

（三）培训内容：1.智能填单系统界面演示、基础操作流程指引；2.报销单据填报规范、操作注意事项；3.系统使用常见问题解析及应对方法。

（四）参会人员：各二级单位财务人员、科研财务助理须按时参会，确保准确掌握系统操作方法并指导本单位师生；其他师生可自愿参加；其他校区人员可通过线上会议同步参会。

（五）线上参会方式：腾讯会议号201-570-515，请提前下载腾讯会议APP做好参会准备。

三、相关要求

（一）请各单位高度重视，及时将本通知传达至全体师生，确保广泛知悉。如有意见或建议，可随时向财务处反馈。

（二）系统上线初期，如遇操作问题、技术故障或疑问，请及时联系财务处咨询。联系电话：66252272；QQ：3239624260。

特此通知。

附件：海南大学财务系统智能填单操作说明书.docx

财务处    

2026年4月28日